Etüt merkezlerinde veli iletişimi: düzenli bilgi, daha az telefon

Etüt merkezi ve dershane yöneticilerinin günü büyük ölçüde telefonla geçer: "Çocuğum bugün geldi mi?", "Deneme sonucu çıktı mı?", "Taksit ne zaman?" Bu soruların neredeyse hepsi, bilgi düzenli ve zamanında verilse hiç sorulmayacak sorulardır. Veli iletişimini bir düzene bağlamak hem kurumun yükünü azaltır hem de velinin güvenini artırır.

Veliler neyi bilmek ister?

• Devamsızlık: Çocuğum bugün derse geldi mi?
• Ödev: Ödev verildi mi, yapıldı mı?
• Deneme: Sonuç ne, hangi konularda eksik var?
• Ödeme: Ne kadar ödedim, sıradaki taksit ne zaman?
• Duyurular: Tatil, deneme günü, veli toplantısı.

Zamanlama her şeydir

Devamsızlık bilgisinin değeri saatlerle ölçülür. Ders saatinde gelen bir bildirim veliyi rahatlatır; akşam öğrenilen devamsızlık ise kuruma olan güveni sarsar. Yoklamanın ders başında alınması ve gelmeyen öğrencinin velisine hemen haber verilmesi, en çok fark yaratan uygulamadır.

Tek tek mesaj yerine düzenli akış

Velilere kişisel telefondan tek tek mesaj atmak hem zaman alır hem de personel değiştiğinde bilgi kaybolur. Bildirimlerin kurum adına, kayıtlı ve geçmişi görülebilir şekilde gitmesi "Mesaj gitti mi, ne zaman gitti?" sorusunu da ortadan kaldırır.

Az ama öz

Her küçük olayı bildirmek veliyi yorar ve önemli mesajlar kalabalıkta kaybolur. Devamsızlık, yapılmayan ödev, yayınlanan deneme ve yaklaşan ödeme gibi gerçekten önemli olaylarla sınırlı kalın. Duyuruları haftada bir ya da iki ile sınırlamak okunma oranını artırır.

Veli portalı: sormadan cevabı görmek

Velinin istediği an çocuğunun devam durumunu, deneme sonuçlarını ve ödeme planını görebileceği bir portal, telefon trafiğini en çok azaltan araçtır. Bilgiye kendisi ulaşabilen veli kurumu soru sormak için değil, teşekkür etmek için arar.